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LE SERVICE AUX CITOYENS

Le poste d’accueil aux citoyens de ce service est un des postes clé dans l’administration municipale du Canton de Potton: la personne qui l’occupe est presque toujours la première personne à laquelle un citoyen va initialement faire affaire.

Le poste est présentement occupé par Maggie Covey. Sa présence au comptoir municipal va du lundi au vendredi, le matin de 9 heures à midi trente (12h30) et l’après midi de 13h30 à 16 heures, sauf les jours fériés.

Comme de nombreuses organisations comportant plusieurs services et employé(e)s, l’Administration municipale gère ce service de réception au bureau de l’Hôtel de Ville. Mais la personne en charge ne porte pas le titre de réceptionniste car elle exécute beaucoup plus d’autres tâches que simplement recevoir les visiteurs, répondre au téléphone et distribuer le courrier.

En effet, au travail de répondeur ou d’aiguilleur des demandes, en personne, au téléphone, par courrier ou par courriel, s’ajoute les principales fonctions suivantes:

? Mettre à jour le registre interne du rôle foncier et les données des comptes de taxes périodiquement, tout en répondant aux nombreuses demande des citoyens, des acheteurs de propriétés, des courtiers et des notaires.

? Assurer la production périodique mais aussi ponctuelle de publications de la Municipalité, ainsi que leur distribution. Le Potton en bref n’est qu’un exemple de cela.

? Assurer la publication de certains avis municipaux, en collaboration avec la greffière.

? Assurer la mise à jour d’un calendrier et des cédules, particulièrement pour les rendez-vous des citoyens avec le personnel administratif et le Maire; cela inclut aussi les réservations des salles disponibles à l’Hôtel de Ville.

? Plusieurs autres tâches de nature administrative, ainsi que plusieurs autres travaux saisonniers en assistance au département technique.

Maggie est donc la personne avec qui vous communiquerez en premier. La plupart du temps, elle aura réponse à vos questions, mais sachez que si ce n’est pas le cas, elle saura où vous diriger, ou encore à qui poser les questions dans l’organisation municipale.

Une municipalité n’a pas la réponse à toutes les questions parce qu’elle n’a pas nécessairement compétente dans tous les domaines de la vie moderne en société. Il est donc normal que vous soyez parfois référés à un autre palier gouvernemental pour une question; des exemples sont: ce qui relève de la MRC Memphrémagog (par exemple le règlement sur le lac Memphrémagog et sa patrouille nautique), de la Sûreté du Québec (par exemple conduite dangereuse sur les chemins), du Ministre du Transport Québec (par exemple la voirie provinciale comme le chemin Vale Perkins ou la route de Mansonville), pour ne citer que quelques cas.

La tâche d’accueil au citoyen en est une, comme beaucoup d’autre, dont l’intensité fluctue. Reconnaissant cela et le fait que certaines périodes de l’année sont beaucoup moins achalandées, l’Administration a fait en sorte que la personne qui le comble soit suffisamment polyvalente et entraînée afin de pouvoir pourvoir à d’autres tâches, notamment des tâches cléricales qui peuvent être différées jusqu’à ce que de telles périodes de moindre activité se manifestent.

Finalement, la tâche demande d’être constamment au contact du public, d’avoir beaucoup d’entregent, beaucoup de patience, accepter les interruptions fréquentes et de jongler plusieurs interventions à la fois; et, en plus, les connaissances pratiques au sujet de la Municipalité sont nombreuses à devoir être mémorisées!

(Comme pour tous les postes administratifs, une description de tâche de ce poste existe à la Municipalité)


 


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Dernière modification : 13-Jun-2017 11:25 AM I Liste de diffusion I Nous joindre I Politique de confidentialité I Plan du site
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