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Une municipalité est dirigée et ultimement est gérée par son Conseil. Ce dernier est le corps législatif de la municipalité, l’Administration, au travers de son directeur, étant le corps exécutif.

Le Conseil a une vision pour la municipalité et se donne un plan stratégique dans le sens de sa vision; il prend les décisions, à la fois pour mener à bien ce plan aussi bien que pour agir pour le bien de la communauté.

Le Conseil peut agir de façon concrète que d’une seule façon: il procède par résolutions.

Au travers de ces résolutions, les décisions du Conseil se font connaître. Le Conseil décide d’une action ou d’une orientation (politique), décide de contracter, et décide de décréter des règlements (ces derniers sont toujours adoptés par une résolution). Par ses résolutions le Conseil municipal autorise, approuve, appui, décrète, décide, soutien, recommande et donne parfois son opinion.

Les décisions du Conseil sont consignées par le secrétaire de la municipalité dans le procès verbal des réunions ordinaires ou extraordinaires du Conseil. Seul le secrétaire est le témoin et le garant de ce procès verbal.

De tout ceci il résulte un certain nombre de registres, livres et documents dont le maintient est la responsabilité du département du greffe.

Couramment, la greffière pour le Canton de Potton est madame Claire Alger. La greffière doit travailler étroitement en lien avec le secrétaire, qui est aussi, pour la Municipalité, le Directeur général.

Sous la direction du secrétaire, la greffière produit et publie les procès verbaux des assemblées du Conseil municipal, mais aussi participe à la préparation des ordres du jour et de tous les documents qui passent par le Conseil municipal.

Le Greffe est aussi le service qui assure le classement et l’archivage légal de tous les documents municipaux, dont les principaux sont: 

?     Le livre des procès verbaux

?     Les règlements et le registre de ceux-ci

?     La correspondance et les avis publics, et

?     Tous les contrats et et toutes les ententes concernant la Municipalité.

De plus en plus à notre époque tout ceci implique une grande connaissance des outils informatiques, en particulier ceux de la bureautique.

La greffière collabore aussi de près à la mise en place de la réglementation d’urbanisme et de gestion du territoire; cette partie de la réglementation est complexe et demande un cheminement compliquée, dont il faut assurer le contrôle de l’exécution de façon méticuleuse, eut égard aux nombreux intervenants (citoyens MRC Memphrémagog et le Ministre de l’administration municipale et de l’occupation du territoire - Mamrot).

En plus de tout ceci, la greffière du Canton de Potton administre aussi plusieurs dossiers importants concernant certains aspects de la taxation, notamment et entre autres, les ventes des propriétés pour lesquelles les taxes restent impayées.


 


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Dernière modification : 03-Jul-2014 10:38 AM I Liste de diffusion I Nous joindre I Politique de confidentialité I Plan du site
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